Dokumen
Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang berupa document. Pengertian dokumen menurut kamus umum bahasa Indonesia, adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Jumlah dan jenis dokumen yang biasa digunakan umumnya ada sangat banyak. Karenanya, tentu kita perlu untuk melakukan pengaturan yang baik terhadap dokumen dokumen ini sehingga dalam penyimpanannya bisa lebih mudah, sekaligus lebih mudah pula untuk menemukan document tersebut jika sewaktu waktu diperlukan.
Pengertian dokumen secara singkat adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman tersebut beraneka ragam bentuknya, namun umumnya berupa surat. Bentuk lain dari dokumen misalnya rekaman suara, video, atau notulensi. Dokumen digunakan untuk mendukung keterangan akan suatu keadaan sehingga posisi keadaan lebih meyakinkan.
Spreadsheet
Spreadsheet adalah lembaran kertas yang menunjukkan akuntansi atau data lain dalam baris dan kolom. Selain itu, Spreadsheet juga merupakan aplikasi komputer program yang simulates fisik spreadsheet oleh menangkap, menampilkan dan memanipulasi data yang disusun dalam baris dan kolom.
Spreadsheet merupakan salah satu yang paling populer digunakan pada komputer pribadi. Pengolah Angka atau spreadsheet merupakan suatu tabel nilai-nilai yang disusun dalam baris dan kolom. Masing-masing nilai dapat memiliki suatu hubungan yang telah terdefinisi dengan nilai yang lainnya. Jika salah satu nilai dirubah, maka nilai yang lain juga perlu dirubah.
Aplikasi spreadsheet merupakan program komputer yang membiarkan kita untuk membuat dan memanipulasi lembar kerja secara elektronik. Untuk Fungsi Spreadsheet adalah untuk membuat tabel, membuat grafik, menghitung rumus statistik, laporan keuangan, penjualan, pembelian, daftar gaji dan lain sebagainya.
Spreadsheet memiliki ruang item data yang dinamakan dengan Sel‘. Dalam setiap sel yang berlabel, disesuaikan penempatannya contohnya A1, A2, A3 dan seterusnya. Hal itu, mungkin mempunyai referensi yang absolut atau relatif ke sel yang berada di sekitarnya. Diketahui, Spreadsheet pada umumnya dirancang dengan menampung data numerik dan string teks singkat. Spreadsheet pada umumnya menyediakan suatu kemampuan dalam memberikan gambaran hubungan data grafis.
Spreadsheet umumnya tidak menawarkan kemampuan untuk struktur dan data item yang berlabel sebagai sepenuhnya sebagai database dan umumnya tidak menawarkan kemampuan untuk query databese. Pada umumnya, spreadhseet adalah lebih sederhana dari program database.
Database
Kumpulan berbagai data dan informasi yang tersimpan dan tersusun di dalam komputer secara sistematik yang dapat diperiksa, diolah atau dimanipulasi dengan menggunakan program komputer untuk mendapatkan informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelolan dan memanggil database disebut dengan sistem database management system.
Istilah database sendiri mengacu pada koleksi data-data yang saling terkait satu sama lain dimana tujuan database adalah dapat digunakan untuk mengelola data dengan lebih efektif dan efisien. 6 pengertian Database menurut para ahli sebgai berikut:
Menurut Fathansyah (2007) Basis data terdiri atas 2 kata, yaitu Basis dan data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang terekam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasi lainnya.
Menurut Indrajani (2011) Beberapa pengertian basis data, yaitu : Sebuah kumpulan data yang berhubungan secara logis dan merupakan penjelasan dari data tersebut yang dirancang dengan tujuan untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Basis data juga dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang selaing terintegrasi karena basis data dirancang untuk dapat digunakan oleh banyak pemakai, memegang data operasional dan juga penjelasan mengenai data tersebut dan menghindari duplikasi data.
Sebuah kumpulan elemen data yang terintegrasi dan berhubungan secara logika. Basis data menggabungkan berbagai catatan yang sebelumnya disimpan dalam file terpisah ke dalam suatu elemen data. Menurut Connolly & Begg (2010, p65), basis data adalah sebuah kumpulan data yang saling berelasi secara logika dan dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi.
Bambang Hariyanto (2008) Basis Data adalah Kumpulan data (elementer) yang secara logik berkaitan dalam merepresentasikan fenomena atau fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu.
Abdul Kadir & Terra Ch. Triwayuni (2003) Basis Data adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.
Linda Marlinda (2004) Basis Data adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Edhy Sutanta (2014) Dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Basis Data yang dimaksud dengan Basis data adalah: basis data dapat dipahami sebagai suatu klumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data, data disimpan dengancara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali mudah dan terkontrol.
Akunting dan sistem keuangan Metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis.Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks.
Informasi pengiriman dan pemesanan
Berjalannya sistem persediaan barang bermula saat terjadinya pemesanan barang untuk persediaan di gudang. Pemesanan barang dimulai saat supervisor melakukan pemeriksaan barang di gudang dan apabila setelah dilakukan pemeriksaan terdapat barang yang sudah habis persediaannya atau berada di bawah standar persediaan, maka supervisor menyerahkan rincian permintaan barang kepada bagian administrasi umum untuk pemesanan barang tersebut.
Kemudian bagian administrasi umum membuat surat pesanan barang yang ditujukan kepada supplier. Setelah surat pesanan barang tersebut diterima oleh supplier dan jika stok barang tersebut tersedia, maka supplier membuat surat pengiriman barang yang dilengkapi dengan faktur. Lalu supplier mengirimkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya ke bagian administrasi umum. Surat kelengkapan pengiriman barang tersebut didokumentasikan oleh bagian administrasi umum secara manual (tidak menggunakan komputer) kemudian menyerahkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya kepada supervisor untuk didokumentasikan dan disimpan. Supervisor membuat laporan tentang pemasukkan barang kepada manajer setiap bulan.
