Terdapat beberapa syarat untuk membuat sebuah perencanaan SDM yang baik, yakni:
1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang direncanakannya.
2. Harus mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM dalam organisasi tersebut secara lengkap.
3. Mempunyai pengalaman luas tentang analisis pekerjaan (job analysis), kondisi organisasi dan persediaan SDM.
4. Harus mampu membaca situasi SDM saat ini dan masa mendatang.
5. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
6. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan pemerintah, khususnya yang menyangkut tenaga kerja.
Langkah untuk sebuah perecanaan SDM yang baik, diperlukan tahapan-tahapan atau langkah dasar yang harus ditempuh:
1. Mampu menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM.
2. Mengumpulkan data dan informasi yang lengkap mengenai SDM.
3. Mengelompokkan data dan informasi tersebut, kemudian menganalisisnya.
4. Menetapkan beberapa alternatif yang kira-kira sanggup ditempuh.
5. Memilih alternatif terbaik dari berbagai alternatif yang ada.
6. Menginformasikan rencana terpilih kepada para karyawan agar direalisasikan.
PENTINGNYA PERENCANAAN SDM BAGI ORGANISASI
Menurut L.Mathis and Jackson (2001), perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuan. Oleh karena itu, perencanaan SDM sangat penting bagi organisasi. Karena pada dasarnya, perencanaan SDM ada untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organaisai. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dilakukan dengan cara ketepatan menentukan Jumlah, kualitas dan waktu rekruitmen serta penempatan yang tepat. Sebuah organisasi dengan perencaan SDM yang baik, akan melahirkan SDM berkualitas dan pada akhirnya meningkatkan daya saingorganisasi dalam kompetensi nasional maupun global. Selain itu, perencanaan SDM bermanfaat pada kelangsungan dari organisasi tersebut dimasa yang akan datang.
Dengan perencanaan SDM, pimpinan organisasi dibantu dalam mendayagunakan SDM secara optimal sehingga organisasi tersebut mampu meningkatkan efisiensi dan produktifitasnya dalam jangka waktu lama. Hal lainnya adalah organisasi akan mampu merekrut tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik secara kuantitatif atau kualitatif dan dilakukan pada waktu yang tepat. Berikut ini akan dijelaskan mengenai betapa pentingnya perencanaan SDM bagi organisasi:
a. Perencanaan SDM mampu membimbing pekerja lebih sukses. Artinya melalui perencanaan organisasi dapat melakukan pendayagunaan pekerja secara optimal. Penempatan pada jabatan tertentu dan jenjang karir yang sesuai dengan kepentingan indifidu dan organisasi.
b. Perencanaan SDM memungkinkan organisasi melakukan penyesuaian dengan perubahan-perubahan yang terjadi hal tersebut mampu mengantisipasi kondisi usaha secara lebih dini. Organisasi dapat mengembangkan tenaga kerjanya melalui pelatihan, mutasi dan sebagainya hal tersebut disesuaikan terhadap perubahan-perubahan organisasi.
c. Perencanaan SDM mengharuskan manajer menetapkan tujuan organisasi. Makin berkembangnya suatu organisasi makin membuat organisasi tersebut menetapkan tujuan secara sepesifik, baik tujuan umum maupun tujuan khusus, termasuk penetapan tujuan dan kerangka kerjanya.
d. Perencanaan SDM memungkinkan pengawasan secara efektif. Perencanaan yang telah disusun menjadi standar yang akan digunakan dalam monitoring dan evaluasi. dengan begitu pimpinan akan mengetahui kualitas tenaga kerja. Informasi ini dapat digunakan sebagai penilaian kinerja terhadap standar yang ditetapkan.
e. Perencanaan SDM dapat meningkatkan kecermatan dan penghematan biaya dalam organisasi. Rekrutmen dan seleksi untuk menindaklanjuti perencanaan SDM harus didahului dengan melaksanakan promosi dan pemindahan jabatan, mempensiunkan dan memberhentikan pekerja sesuaialasan masing-masing sehingga biaya-biaya yang berhubungan dengan pengadaan tenaga kerja dapat dihemat. Melalui ketepatan penempatan ulang tidak akan terjadi penempatan yang keliru, sehingga tidak perlu menyediakan pembiayaan untuk mengangkat atau menambah SDM dari luar.
f. Perencanaan SDM dapat mendorong terbangunnya sistem informasi SDM yang akurat. Sistem informasi SDM yang akurat adalah salah satu elemen penting untuk mendayagunakan kinerja organisasi atau perusahaan perencanaan SDM akan mampu mendorong terbangunnya sistem informasi SDM yang handal dan akurat dan tentunya ini sangat bermanfaat bagi perusahaan atau organisasI. Adapun kepentingan Perencanaan SDM Ada tiga hal, yaitu:
1. Kepentingan Individu.
2. Kepentingan Organisasi.
3. Kepentingan Nasional.
Komponen-komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:
1. Tujuan Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional.
2. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan antara kondisi saat ini dan kondisi yang akan datang, untuk itu harus mampu membaca situasi SDM saat ini dan masa mendatang. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan perkembangan teknologi masa depan. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan pemerintah, khususnya yang menyangkut tenaga kerja.
3. Langkah Perencanaan SDM. Sebuah perecanaan SDM yang baik, diperlukan tahapan-tahapan atau langkah dasar yang harus ditempuh yaitu: Mampu menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM, Mengumpulkan data dan informasi yang lengkap mengenai SDM, Mengelompokkan data dan informasi tersebut, kemudian menganalisisnya. Menetapkan beberapa alternatif yang kira-kira sanggup ditempuh. Memilih alternatif terbaik dari berbagai alternatif yang ada. Menginformasikan rencana terpilih kepada para karyawan agar direalisasikan.
Strategi Rekrutmen Karyawan Untuk Mendapatkan SDM Terbaik
Rekrutmen merupakan serangkaian kegiatan dengan tujuan utama untuk mencari dan memikat para pelamar pekerjaan dengan memberikan mereka motivasi untuk bisa memperlihatkan kemampuan dan pengetahuan mereka demi menutupi kekurangan posisi yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian dalam sebuah perusahaan ataupun suatu instansi. Menurut Schermerhorn, rekrutmen sendiri merupakan serangkaian proses untuk penarikan sekelompok kandidat guna mengisi posisi yang lowong dalam sebuah perusahaan ataupun instansi. Proses perekrutan yang efektif akan mampu mampu menghadirkan sumber daya manusia terbaik dan mampu menarik perhatian dari orang-orang yang punya kemampuan dan keterampilannya khusus untuk memenuhi spesifikasi pekerjaan yang butuhkan.
Ada beberapa hal yang diperlu diperhatikan dalam proses rekrutmen yaitu :
1. Cara menentukan kualifikasi pelamar
Dalam proses pertama untuk mendapatkan calon pekerja yang efektif dan sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, sebuah perusahaan atau instansi akan menghadapi beberapa proses, dari mulai menentukan kualifikasi pelamar sampai akhirnya pelamar tersebut akan diangkat menjadi karyawan dalam perusahaan anda. Tujuan utama dari rekrutmen sendiri sebenarnya bukan hanya untuk menghasilkan sejumlah orang tertentu saja, ternyata tujuan rekrutmen juga harusnya mampu untuk memikat para pelamar yang kompeten bagi perusahaan atau instansi tersebut dengan mengacu kepada kemampuan atau ability, kecocokan antara persyaratan pekerjaan dengan pengetahuan dan motifasi yang merujuk kepada kecocokan antara karakteristik pekerjaan dengan kepribadian si pelamar. Untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai, sangat dibutuhkan strategi rekrutmen karyawan yang tepat dan efektif, jangan sampai proses rekrutmen karyawan ini hanya jadi ajang membuang-buang waktu, uang dan tenaga tanpa menghasilkan apa yang perusahaan atau instansi butuhkan. Strategi rekrutmensendiri terbagi dalam beberapa tahap, diantaranya adalah.
2. Perencanaan rekrutmen
Proses rekrutmen yang paling awal akan bermula dari menentukan spesifikasi yang jelas dari kebutuhan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan atau instansi, baik itu berdasarkan jumlah, tingkat keahlian, tingkat pendidikan dan tenggang waktu untuk pemenuhan kebutuhan tersebut. Setelah itu ditentukan, strategi rekrutmen karyawan berikutnya adalah dengan memproyeksikan daftar untuk mencapai tujuan akhir terbaik berdasarkan prediksi kekosongan jabatan atau posisi (kebutuhan). Dalam hal perencanaan perekrutan ini, perusahaan tersebut haruslah mempersiapkan segala hal yang akan menunjang proses perekrutan supaya berjalan maksimal. Dalam proses perencanaan rekrutmen tersebut, departemen HR harus sudah mempersiapkan segalanya, dari mulai kualifikasi pelamar, posisi yang diproyeksikan, jumlah kebutuhan dan hal lainnya.
3. Dimana tempat merekrut
Untuk mendapatkan karyawan yang memiliki kualifikasi terbaik, perusahaan atau instansi tersebut harus mencari kandidat di dalam wilayah yang diprediksi penuh dengan calon kandidat potensial. Walaupun pasar tenaga kerja lokal merupakan tempat terbaik untuk memulai upaya perekrutan, akan tetapi jangan lupakan juga perekrutan regional ataupun nasional yang bisa saja dilakukan untuk beberapa posisi tertentu. Bahkan kalau benar-benar dibutuhkan, pencarian kandidat secara Internasional bisa dilakukan.
4. Posisi masuk
Salah satu keputusan dalam strategi rekrutmen karyawan lainya adalah mengetahui dimana posisi masuk pertama kali atau entry level yang seharusnya didalam hierarki organisasional. Perlu diketahui kalau posisi entry level yang pertama biasanya akan ada di lapisan bawah sekali dari sebuah perusahaan atau instansi, misalnya saja seperti posisi produksi atau bagian operasi. Setelah itu, masuk kedalam posisi entry level kedua yang terpusat pada arah manajemen yang lebih rendah lagi dan posisi lainnya. Salah satu alasan kenapa harus dimulai dari bawah karena posisi paling bawah biasanya membutuhkan lebih banyak kandidat, dengan begitu maka para pelamar kemungkinan besar akan berjumlah banyak. Disini perusahaan juga bisa memilih berkas-berkas pelamar yang diperkirakan akan cocok jika di posisikan di dalam posisi yang lebih tinggi. Sortir ini sendiri bisa dilihat dari portofolio pelamar, tingkat pendidikan, pengalaman kerja dan lainnya.
5. Pencarian pelamar
Setelah perencanaan telah dianggap matang dan strategi rekrutmen karyawan teleh disusun dengan rapi, maka aktivitas rekrutmen yang sesungguhnya bisa mulai dijalankan. Untuk prakteknya, pencarian pelamar ini dapat menggunakan metode rekrutmen tradisional dengan menggunakan iklan media seperti surat kabar, televisi dan memasang poster lowongan kerja di tempat-tempat yang sudah ditentukan sebelumnya. Proses ini sendiri merupakan acara puncak dari serangkaian proses yang bersifat administrasi, dimana pencarian pelamar ini dimulai dengan mengumpulkan surat lamaran, kemudian mensortir calon pelamar, melakukan panggilan tes, dan menjalani proses training. Untuk jumlah pelamar yang terlalu banyak, biasanya para perusahaan akan membagi berkas lamaran tersebut dalam beberapa kategori, dimana proses sortir ini akan lebih panjang dan membutuhkan ketelitian yang tinggi. Tidak jarang proses sortir ini saja, perusahaan atau instansi akan membutuhkan pihak ketiga guna mencari kandidat yang cocok dari ribuan atau bahkan jutaan pelamar.
6. Memikat pelamar
Salah satu komponen utama dari srategi rekrutmen adalam dengan merencanakan pemikat bagi pelamar kerja. Dalam kondisi tertentu, terkadang perusahaan atau instansi akan menemui kesulitan dalam memikat orang-orang yang dibutuhkan, khususnya posisi karyawan ahli. Untuk memperkuat upaya rekrutmennya sendiri, perusahaan atau instansi perlu menentukan daya tarik atau bujukan efektif yang akan ditawarkan. Misalnya saja salary, jenjang karir dan lainnya.
Selain dengan menggunakan strategi rekrutmen karyawan diatas, perusahaan atau instansi juga bisa menggunakan jasa pihak ketiga untuk mendapatkan calon pekerja potensial. Biasanya ini berbentuk yayasan, dimana yayasan ini sudah memiliki database calon karyawan yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Walaupun begitu, tetap saja serangkaian proses diatas harus dilalui, tapi proses tersebut akan berhenti pada saat proses pencarian pelamar, dimana proses tersebut sudah diserahkan sepenuhnya kepada yayasan. Strategi rekrutmen karyawan seperti ini biasanya akan diambil jika perusahaan membutuhkan karyawan tingkat bawah dana jumlah yang tidak terlalu banyak.
